Zásady ochrany osobních údajů zaměstnance, uchazeče o zaměstnání a dodavatele www.pohrbynavratil.cz

Obchodní společnost Pohřební služba Navrátil s.r.o., IČO: 052 60 809, se sídlem Lhotecká 156, 280 02 Ovčáry, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 260858 (dále také „My“ nebo„Společnost“) jakožto správce osobních údajů si Vás tímto se zřetelem k Vašemu právnímu vztahu (např. zaměstnaneckému) keSpolečnosti dovoluje informovat o níže specifikovaném shromažďování a zpracovávání osobních údajů a zásadách ochrany soukromí.

Níže v textu se dozvíte zejména:

a) Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme;

b) Za jakým účelem a jakým způsobem budou Vaše osobní údaje zpracovávány;

c) Komu mohou být Vaše osobní údaje předány;

d) Po jakou dobu budou Vaše osobní údaje zpracovávány;

e) Jaká jsou ve vztahu k ochraně osobních údajů Vaše práva.

Po přečtení následujících informací se tedy dozvíte více o tom, jak shromažďujeme, ukládáme, používáme a zveřejňujeme osobní údaje o Vás v souvislosti s Vaším poměrem k Společnost.

Pro účely těchto zásad ochrany osobních údajů se rozumí:

• „zaměstnancem“ osoba, která je na základě pracovní smlouvy nebo dohody o práci konané mimo pracovní poměr zaměstnána ve Společnosti;
• „uchazečem o zaměstnání“ osoba, která se účastní výběrového řízení nebo jiného obdobného řízení, jehož účelem je personální obsazení jakékoliv pracovní pozice ve Společnosti;
• „dodavatelem“ fyzická osoba, která dodává Společnosti své výrobky nebo služby, případně provádí stavební práce, a to zpravidla za úplatu. Nejčastěji se pak dodavatelem rozumí živnostník (tj. osoba samostatně výdělečně činná).

1. Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?

Společnost zpracovává v souvislosti s Vaším poměrem ke Společnosti pouze Vaše osobní údaje, které nám poskytnete za účelem uzavření a plnění pracovní smlouvy, případně za účelem uzavření a plnění smlouvy o dodávce zboží či služeb. Jinými slovy je zpracování poskytnutých osobních údajů nezbytné pro účely uzavření a plnění pracovní či jiné smlouvy, jakož i plnění právních povinností, které se vztahují na Společnost. V určitých případech může být zpracování osobních údajů nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti.

Společnost může zpracovávat v souvislosti se zaměstnaneckým poměrem ke Společnosti též osobní údaje dalších osob, jež budou subjektem údajů (tj. zaměstnancem) poskytnuty pro účely stanovené zvláštními právními předpisy (např. osobní údaje vyživovaného dítěte pro uplatnění slevy na dani ve smyslu zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů).

Společnost zpracovává zejména osobní údaje, které nám sami poskytnete. Pakliže nám neposkytnete své osobní údaje v rozsahu nezbytném pro uzavření a plnění pracovní či jiné smlouvy, je tato skutečnost důvodem k neuzavření smlouvy.

Osobními údaji, které Společnost v souvislosti s Vaším poměrem zpracovává, mohou být zejména:

• u zaměstnance:
  • osobní jméno a příjmení;
  • adresa bydliště;
  • datum narození;
  • rodné číslo;
  • údaj o zdravotní pojišťovně;
  • dosažené vzdělání;
  • praxe v oboru;
  • číslo bankovního účtu za účelem zasílání mzdy, náhrady mzdy a jiných peněžitých plnění souvisejících s pracovněprávním vztahem;
  • veškeré údaje získané v souvislosti s výkonem zaměstnání (např. evidence pracovní doby a dovolené, osobní číslo zaměstnance apod.)

     

• u uchazeče o zaměstnání:
  • osobní jméno a příjmení;
    adresa bydliště;
  • datum narození;
  • e-mailová adresa;
  • praxe v oboru;
  • údaje obsažené v životopise apod.

     

• u dodavatele:
  • obchodní firma/název;
  • místo podnikání;
  • IČO, DIČ;
  • číslo bankovního účtu;
  • údaje související s dodávkou výrobků nebo služeb apod.

2. Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování)?

Veškeré údaje, které Společnosti poskytnete, využíváme toliko pro účely výběrového řízení (uchazeč o zaměstnání) či pro účely plnění pracovní smlouvy (zaměstnanec), vedení personální a mzdové agendy, případně pro účely stanovené zvláštními právními předpisy (např. sociální zabezpečení, státní politika zaměstnanosti apod.) či pro účely ochrany našich oprávněných zájmů.

Jste-li dodavatelem, využíváme veškeré Vaše osobní údaje pouze pro účely plnění smlouvy, plnění našich právních povinností (zejména ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, nebo zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty), případně pro účely ochrany našich oprávněných zájmů.

3. Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?

Vaše osobní údaje zpracovává jako správce Společnost, přičemž přístup k Vašim osobním údajům mají pouze zaměstnanci Společnosti pověření zpracováním osobních údajů, kteří jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, s nimiž se při své pracovní činnosti v Společnosti seznámí. Tato mlčenlivost trvá i po skončení pracovního poměru nebo jiného obdobného poměru. Vaše osobní údaje mohou být dále za výše specifikovanými účely předány našim subdodavatelům, aby pro Společnost provedli zpracování. Společnost může osobní údaje zpřístupnit též oprávněným třetím subjektům dle příslušných právních předpisů, zejména orgánům veřejné moci (např. místně příslušný finanční úřad, okresní správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna, úřad práce, orgány činné v trestním řízení apod.).

4. Jaká je doba zpracování Vašich osobních údajů?

Zaměstnanci
Jste-li zaměstnancem, zpracováváme Vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou, nejdéle však po dobu trvání Vašeho pracovněprávního vztahu ke Společnostijakožto zaměstnavateli. Po této době budou osobní údaje uchovávány pouze pro účely archivnictví, sociálního zabezpečení,případně za účelem plnění jiných zákonných povinností, které jsou stanoveny zvláštními právními předpisy, a to po dobu a v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy. Po ukončení smlouvy, resp. základního pracovněprávního vztahu, můžeme Vaše osobní údaje uchovávat též za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či jiném řízení.Povinnost zajistit personální a mzdovou agendu je zaměstnavateli uložena zvláštními zákony, zejména z. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, z. č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, z. č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a z. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu.

Uchazeči o zaměstnání

Jste-li uchazečem o zaměstnání, zpracováváme Vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou, nejdéle však do doby ukončení výběrového či jiného obdobného řízení, ledaže udělíte Společnostisouhlas se zpracováním Vámi poskytnutých osobních údajů pro účely informování a účasti ve výběrových či jiných obdobných řízeních konaných pro personální obsazení zvolené pracovní pozice ve Společnosti. V takovém případě budou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu uvedenou v souhlase s jejich zpracováním.

Dodavatelé

Jste-li dodavatelem, zpracováváme Vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění smlouvy, plnění našich zákonných povinností, které se na Společnost jakožto správce vztahují (např. povinnost vést účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví). Po ukončení (resp. splnění) smlouvy můžeme Vaše osobní údaje uchovávat též za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či jiném řízení.

5. Jakým způsobem jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?

Společnost používá vhodná technická, organizační a administrativní bezpečnostní opatření k ochraně Vašich osobních údajů. Těmito opatřeními jsou Vaše osobní údaje chráněny před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnami či zničením.

6. Jaká jsou Vaše práva ve vztahu k ochraně osobních údajů?

Vaše práva k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů jsou následující:

• Právo na přístup k Vašim osobním údajům;
• Právo na opravu Vašich osobních údajů;
• Právo na výmaz Vašich osobních údajů;
• Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;
• Právo odvolat kdykoliv souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zákonnost zpracování založena na souhlasu se zpracováním osobních údajů;
• Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;
• Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;
• Právo podat stížnost na zpracování Vašich osobních údajů.

Níže je blíže vysvětlen obsah Vašich jednotlivých práv, tak aby bylo možno učinit si o jejich obsahu bližší obraz. Veškerá Vaše práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete na emailové adrese info@pohrbynavratil.cz. Stížnost ve smyslu písmene h) je možno podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, webová stránka: www.uoou.cz.

• Právo na přístup k osobním údajům

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o potvrzení, zdali jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a jestliže jsou, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, z jakého zdroje byly osobní údaje získány, zdali dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně profilování a konečně existuje-li právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku.

• Právo na opravu Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů pro případ, že jsou nepřesné či neúplné.

• Právo na výmaz Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je naše povinnost vymazat Vaše osobní údaje pokud:

• Již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
• Z Vaší strany dojde ke vznesení námitek proti zpracování, přičemž neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování;
• Zpracování je protiprávní;
• Existuje naše zákonná povinnost vymazat Vaše osobní údaje.
• Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

Náplní tohoto práva je, že v případě určitých sporných otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů, pokud nás o to požádáte. Toto omezení znamená, že Vámi vybrané osobní údaje označíme a zajistíme, aby nebyly nadále zpracovány jinak než jejich uložením. To neplatí, nastane-li některá z výjimek předpokládaná právními předpisy.

Spornými otázkami ve smyslu výše uvedeného je skutečnost, že:

• Popíráte přesnost osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno po dobu potřebnou k ověření přesnosti zpracování osobních údajů;
• Zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
• Společnost již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (právo na omezení zpracování tak chrání Vaše zájmy, neboť Společnost zakazuje jejich vymazání); nebo
• Jste vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, omezení zpracování bude Společností neprodleně zrušeno.

• Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

U některých kategorií osobních údajů (např. zpracování čísla bankovního účtu pro zasílání mzdy) je nezbytné, aby byl z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Byl-li z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, jejichž zpracování není nezbytné pro účely splnění smlouvy, splnění právní povinnosti Společnosti, ochranu důležitých zájmů Společnosti nebo jiné fyzické osoby, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti, jste oprávněni kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů.

Pakliže budete chtít odvolat svůj souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, k němuž jste dali již dříve svůj výslovný souhlas, postačí v úředních hodinách osobně kontaktovat jednatelku Společnosti Annu Březinovou nebo zaslat e-mail, v němž odvoláváte svůj souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů na info@pohrbynavratil.cz s uvedením osobních údajů, u nichž si nepřejete, abychom je nadále zpracovávali. Pro urychlení vyřízení Vaší žádosti Vám doporučujeme do předmětu e-mailové zprávy uvést „odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů“.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Společnost zpracovává na základě jiného právního titulu.

• Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů

Toto právo znamená, že jestliže jste nám poskytl/a osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo po nás požadovat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci osobních údajů, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za předpokladu, že:

• zpracování osobních údajů se ve Společnosti provádí automatizovaně; a zároveň
• zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na uzavření či plnění smlouvy.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Společnost zpracovává na základě jiného právního titulu.

• Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je možnost vznesení námitky z Vaší strany proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme i nadále po ukončení pracovního poměru, splnění smlouvy apod. na základě právního titulu oprávněného zájmu. Oprávněným zájmem Společnosti může být například uchování osobních údajů za účelem efektivní obrany Společnosti v případném sporu se zaměstnancem, např. o určení neplatnosti výpovědi nebo povinnosti zaplatit zaměstnanci práci přesčas. Pro tyto účely je Společnost oprávněna uchovávat po přiměřenou dobu i po ukončení pracovního poměru ty dokumenty, které mohou Společnosti umožnit v případném sporu hájit jeho práva a oprávněné zájmy.

Společnost není oprávněna nadále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy, nebo pro určení, výkon, nebo obhajobu právních nároků.

Jestliže budete mít jakékoliv dotazy k tomuto textu nebo ke zpracování Vašich osobních údajů, můžete Společnost kdykoliv kontaktovat prostřednictvím emailu: info@pohrbynavratil.cz.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné ode dne 1. 3. 2023.